סריקת מסמכים – ניהול המסמכים בקלות בארכיון דיגיטלי ממוחשב

PDF הדפסה דוא
דירוג משתמש: / 0
גרועהכי טוב 
השיעור נכתב על ידי : סריקת מסמכים – סריקת ספרים - דוקיומנטס   
רביעי, 21 מרץ 2012 09:58

אחסון של מסמכי נייר, קלסרים, תיקיות וקרטוני נייר עמוסים יכול ליצור בעיות בארכיון המסמכים בארגון. בגלל מצוקה או מחסור בשטחי אחסון במשרד, קלסרים ותיקיות יכולים בקלות למלא את המדפים המיועדים לכך בחדר או במשרד עד שלא ניתן יהיה להוסיף ולו גם קלסר אחד קטנטן.

המצב יכול להיות גרוע יותר אם במשך הזמן מסמכים יתחילו ללכת לאיבוד, אם הם נשלפו על ידי העובדים למטרות מסוימות, אך לא הוחזרו למקומם המקורי.

זה המקום שבו סריקת מסמכים יכולה לסייע.

באמצעות ציוד סריקה מודרני המיועד במיוחד להליך סריקת מסמכים במהירות וביעילות, ניתן לסרוק את המסמכים המאוחסנים בקלסרים וליצור מהם עותקים דיגיטליים של קבצים, הניתנים לאחסון בבטחה במחשבי הארגון ו/או בהתקני אחסון דיגיטלי ו/או במחשוב ענן באינטרנט. התוצרים המקובלים בדרך כלל לסריקת מסמכים הם קבצים דיגיטליים בפורמטים: TIF, JPEG, PDF ועוד.

משרד ללא נייר – חזון או מציאות?

למרות התחזיות שחזו מומחים לפני כשני עשורים על כך שמהפכת המחשוב תגרום לניהול "משרד ללא נייר" תתגשם, המציאות הוכיחה שכמות הנייר בשימוש עלתה, והוצאות הארגון בגין נייר, דיו, ניהול מסמכים, הדפסת וצילום מסמכים נמצאים במגמת עליה תמידית.

המשרד הממוצע במאה עשרים ואחת מכיל מסמכים מסוגים שונים: הזמנות, חוזים, תעודות משלוח, דו"חות, התכתבויות פנימיות, חשבוניות, פקסים ועוד. במקום שהידע הארגוני ירוכז אך ורק בקבצים אלקטרונים כגוןMicrosoft office ,PDF , קבצי דואר אלקטרוני וכדומה (קבצים דיגיטליים המיוצרים ומאוחסנים במחשב), המשרד עמוס בניירת המגיעה מלקוחות או ספקים, ובניירת המיוצרת ומודפסת במשרד.

עומס זה מצריך השקעה בניהול חכם של הקבצים הדיגיטליים במערכת ניהול מסמכים שתוכל לתת מענה מתאים לניהול האפליקציות הארגוניות, לצד ניהול נבון של המסמכים הישנים והחדשים. כדי לאבטח את המידע הארגוני יש צורך גם בהגדרת הרשאות תפעול למשתמשים, לצד שמירת המסמכים הסרוקים בהתאם לחוק. רק כך אפשר לחסוך בנייר וליישם את שיטת ה"משרד ללא נייר".

ארכיב ממוחשב - מהם היתרונות?

היתרונות בהקמה ותפעול של ארכיון ממוחשב הם רבים, חשובים ומגוונים:

  • חיסכון בזמן המושקע על ידי עובדי החברה במיון ותיוק המסמכים הנכנסים לארגון מבחוץ, לצד המסמכים והמיוצרים בתוככי הארגון.
  • חסכון בזמן המושקע באיתור מסמכים היסטוריים הנדרשים מפעם לפעם.
  • חיסכון בשטחי אחסון.
  • חסכון בכסף המשולם כמיסים עקיפים על שטחי אחסון.
  • חסכון בהוצאות על שמירת ואכסון מסמכים בבתי גניזה ובתי ארכיב.
  • שליטה במיקומו של הידע הארגוני החדש והישן, ויכולת גישה בלחיצת כפתור.
  • יכולת שליפת כל מסמך רצוי במהירות.
  • יכולת גיבוי המסמכים והגדלת השרידות של הידע הארגוני.
  • יכולת מוגברת של אבטחת המידע על ידי מתן הרשאות שימוש וגישה המתאימים לכל משתמש.

לסיכום, הקדמה הטכנולוגית מאפשרת כיום לארגונים ולעסקים פתרונות יעילים ליצירת "משרד ללא נייר", והיא מצריכה השקעה כספית לא גדולה, ראש פתוח וראייה מפוקחת של העתיד.

המאמר נכתב ע"י מנהל האתרים:

דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי.  http://www.documents.co.il

סקאנבוק - שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיונים. http://www.scanbook.co.il

Rent A Scanner סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכים. http://rentascanner.co.il

מסמכים - אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכים. http://mismachim.co.il

טל: 054-5880060


www.documents.co.il/
 
מאמרים נוספים :

» הורדת שירים

הורדת שירים עם התפתחתה של חדל הצורך בחנויות מדיה מכירת אלבומים וכדומה מה שגרם לקריסה כלכלית של עסקים קטנים רבים וצמיחה באחוזי האבטלה ברחבי העולם. לעומת הדברים הללו, לבסוף הגעתי אל הורדות שירים האתר מיוזיקסטייל,תופעו...

» סורקים יצירות גדולות

יש אנשים אשר נמצאים כל הזמן בתהליך של יצירה. הצורך הזה ליצור מבעבע בהם מבפנים ולאחר שהם כבר מבינים את הדרך שבעזרתה הם יכולים להביא את הצורך הזה לידי ביטוי, הם עוברים אל היצירה עצמה עד אשר היא לגמרי מכונה. יצירה יכולה להביע...

» מהי החשיבות של ניהול מלאי יעיל בימינו?

מהי החשיבות של ניהול מלאי יעיל בימינו?אחד ההיבטים החשובים ביותר ביקומו של כל עסק - ותהא זו חנות, מפעל, מחסן, שירות משלוחים, או כל עסק אחר, הוא האתגר של סדר וארגון וניהול של המלאי שלו. המלאי הוא הבסיס לקיומו של כל עסק. אם...

» תוכנה לניהול מסמכים

מטרות התוכנה לניהול מסמכיםתוכנה לניהול מסמכים מכסה מגוון רחב של משימות. משימות אלה מסייעות לעסקים לייעל את זרימת המידע בתוך הארגון, ובנוסף גם עם גורמי חוץ כמו לקוחות, ספקים וכו'. היתרון הגדול שיש לתוכנה לניהול מסמכים הוא...

» אייל גולן שירים להורדה

Mp3 מוזיקה אייל גולן להאזין אונליין חינם Eyal Golan שירים להורדה ישירהשרוצה שיר או אלבום להורדה שיכתוב לי בקיר או בהודעה ואני ישלח לו קישור להורדה מזרחית אורגינל האתר הגדול ברשת הכולל שירים להורדה ואלבומים להורדה, הזמר...

» מדפסות – ההמצאות הטכנולוגיות של הדור

 כיום , מדפסות הם מצרך השווה לכל נפש וכל החפץ להדפיס טקסט כתוב או גם תרשימים כאלה ואחרים יהיה יכול ללא מאמץ לבצע זאת ע"י מדפסת המצוייה בבתי עסק, משרדים ובתים פרטיים. קיימות מדפסות בסגנונות שונים וחברות שונות וכל מי שרוצה...

» תהליך הפקות מוזיקה

 תהליך הפקות מוזיקה זמרים רבים המעוניינים להפיק מוזיקה ולפרוץ לשוק, חושבים כי ניתן לבצע זאת באמצעות הפקת שיר אחד, כאשר אותו הם ישלחו לרדיו ואם פעולה זו תיצלח הם ימשכו ויוציאו עוד שירים. לצערנו תהליך שיווק זמרים ו- הוא לא...

» מידע חשוב אודות הפקות אומנים

 מידע חשוב אודות הפקות אומנים אומנים רבים בים אם מדובר בהרכב מוזיקלי או בזמר בודד אשר הבינו כי ניחנו בכישרון בתחום המוזיקה הבינו כי על מנת לפרוץ החוצה יש צורך לבצע את התהליך של הפקות אומנים באופן מקצועי. כאשר תהליך זה...

» תובנות מתחום החיסכון בניירת.. מתי נהפוך למשרד עם מסכי מגע?

בואו לא נחלום על עתיד ורוד ללא נייר , זה לא יקרה בקרוב, אבל מה שצריך לקרות הוא שאתם יכולים להשתדל שלא להציף בנייר את שולחן העבודה שלכם.ישנן דרכים רבות להפוך למשרד ללא נייר. ואני בטוח שאם תחשבו טוב תגיעו להרבה שיטות יעילות...

» שיר במתנה ...

נמאס לכם להסתובב כל פעם ולחפש מתנה מקורית ומפתיעה? אזלו לכם הרעיונות לספרים, קרמים, תיקים ובגדים?. יש לנו רעיון חדש ומרענן עבורכם – שיר במתנה.אם אתם רוצים להפתיע עם מתנה מקורית וחדשנית בעלת אופי אישי במיוחד שיר במתנה היא...
STU2

חיפוש מהיר בגוגל

מאמרים - כל הזכויות שמורות לפרסום אתרים באינטרנט מבית אקטיביטק בע"מ קידום אתרים