חלק ניכר מבעלי העסקים נוטה לראות בתוכנת הנהלת החשבונות משהו "שצריך לחיות עימו ואי אפשר בלעדיו" ולכן, מבחינתו מה שנדרש הוא שמנהל\ת החשבונות "ירגישו נוח" עם התוכנה. בדרך כלל, אנשי מקצוע אלה ירגישו נוח עם התוכנה להנהלת החשבונות אשר לממשק המשתמש שלה הורגלו במשך שנים, אם במקום עבודה קודם ואם משום שבתקופת הכשרתם עבדו על תוכנת הנהלת חשבונות שהיתה מותקנת אצל גוף ההדרכה בו הוכשרו כמנהלי חשבונות.

אין ספק שזהו שיקול מרכזי, בסקירה כאן נעמוד על מספר נושאים נוספים בממשק המשתמש שראויים להתיחסות בעת קבלת ההחלטה על תוכנת ניהול החשבונות העתידית.

ממשק המשתמש צריך לאפשר לימוד מהיר של משתמשים שאינם בעלי הכרות מוקדמת עם תוכנת הנהלת החשבונות. כלומר, יש לקוות כי עם גידול העסק יהיו משתמשים נוספים בתוכנה שיפעילו בה מודולים מעבר להנהלת החשבונות. יכולת לימוד מהירה של משתמשים אלה תקל בהרבה את הצטרפותם למעגל המשתמשים. איזה תכונות בתוכנה יאפשרו לימוד מהיר?

• תיעוד נגיש בהיר וכוללני, כך שבעצם ניתן יהיה ללמוד את התוכנה להנהלת החשבונות ותפעולה בהסתמך על התיעוד ללא עזרה מגורמים חיצוניים.
• אפשרות לעיצוב ממשק המשתמש ברמת המשתמש, כדי להקל על כל משתמש לעצב לעצמו את התוכנה כך שהנתונים והגישה אליהם יתאימו לדרישותיו.

יכולת ניווט משופרת כדי להקל על המשתמשים להפוך את תוכנת הנהלת החשבונות לכלי שימושי יותר לפעילותם העיסקית. יכולת ניווט משופרת מוקנית לתוכנה באמצעות כלי ניווט כמו מקשי קיצור, הפעלות (SHORT CUTS) ויכולות DRILL DOWN שמאפשרים תיחקור מהיר של הנתונים תוך כדי מעבר ממסך למסך או מדו"ח למסך ולהפך. התוכנה העיסקית יכולה להפוך לכלי רב עוצמה לשיפור האפקטיביות של משתמשיה (עובדים ומנהלים) לביצוע משימתיהם ובתנאי שכלי הניווט יקנו למשתמש את התחושה שתפעול התוכנה אינו דורש ממנו משאבים שלא שווים את המאמץ של התועלת שהוא יכול להפיק ממנה.

 כותבת המאמר: קרן שרר טיבר, מנהלת היישום בחברת אשבל טכנולוגיות  היצרנית של תוכנת Priority החל משנת 1986.

אשבל מתמחה בפיתוח, שיווק ויישום של מערכות Priority ו-ZOOM, תוכנות אינטגרטיביות לניהול ארגוני כולל WMS/ERP/CRM של גופים תעשייתיים, מסחריים וציבוריים בארץ ובעולם.