שובר לפרסום בגוגל



איך לבחור תוכנה לסידור עבודה ?

PDF הדפסה דוא
דירוג משתמש: / 0
גרועהכי טוב 
השיעור נכתב על ידי : טיימטייבל   
שני, 28 פברואר 2011 00:00

ניהול סידור עבודה ושיבוץ משמרות יכול להיות עניין מסובך וצורך זמן. למרבה המזל, עם הדור החדש של תוכנות שיבוץ משמרות, אתה יכול לקבל את כל הכלים שאתה צריך בכדי לסדר את משמרות העובדים שלך בצורה קלה, מהירה ויעילה. 

איזו תוכנת שיבוץ משמרות מתאימה לך תלוי בצרכים הספציפיים של הארגון שלך. הנה מעט דוגמאות לשאלות שתוכנה צריכה לתת מענה עליהן:

  • מה המספר עובדים המקסימאלי שהתוכנה יכולה להתמודד איתה?
  • האם היא יכולה לדוגמא לנהל עובדים המועסקים לסירוגין במחלקות שונות? בסניפים שונים? במשמרות מסוגים שונים?
  • האם שיבוץ העובדים במשמרות מותאם למדיניות המקום?
  • האם ניתן ביטוי מלא לחוזה האישי של הארגון מול כל עובד ועובד?
  • האם באפשרותך להגדיר מדיניות נתינת בקשות?

ישנן כמובן עוד אלפי צרכים המשתנים בין מקום למקום.

 

מבולבל? בוא נעשה קצת סדר.

יש שני דברים חשובים שכדי לקחת בחשבון בבחירת תוכנה. עד כמה היא חכמה ועד כמה היא קלה לשימוש.

ישנן בשוק הרבה תוכנות שמצריכות ממך לבצע ולתחזק עשרות הגדרות והתקנות בכדי שיוכלו לספק תוצאות שיבוץ אוטומאטי טובות. ישנן גם הרבה תוכנות שקלות מאוד לשימוש אך אתה עלול למצוא עצמך עושה את רוב עבודת השיבוץ בצורה ידנית. תוכנת סידור משמרות צריכה להכיל שילוב מנצח של אלגוריתם חכם, מערכת הגדרות המגלמת את הצרכים שלך ולא פחות חשוב, נוחה וידידותית למשתמש. בדרך כלל ניהול הסידור הוא רק אחד מהרבה דברים בהם מתעסק מנהל הסידור ולכן על התוכנה לחסוך לך זמן ומאמץ ולאפשר לך להתמקד בתחומים אחרים של העבודה שלך.

עליך לקחת בחשבון את יכולות הצגת הנתונים של התוכנה. התוכנות הטובות ביותר מציעות מגוון רחב של דוחות ותצוגות. על התוכנה לספק לך את הנתונים שאתה צריך בצורה ברורה ומיידית על מנת שתוכל לקבל החלטות אפקטיביות במהירות. על דוחות אלו לכלול סיכומים בחתכים שונים ובזמנים שונים (יומי, שבועי, חודשי או תקופתי).



מה עוד לחפש בתוכנה לסידור עבודה/שיבוץ משמרות?

תוכנת סידור משמרות טובה גורמת לתהליכים כגון יצירה, שינוי והצגת לוחות סידור עבודה לעניין של שניות. התוכנות הטובות ביותר מציעות גם תצוגות גמישות, מאפיינים ומגוון כלים כדי לעזור למנהלים לקבל החלטות שיבוץ איכותיות. להלן קריטריונים להערכת תוכנה לסידור עבודה:

רשימת מאפיינים ותכונות

  • סידור אוטומטי – סידור אוטומטי חייב להיות חכם, גמיש, מהיר והכי חשוב, אמיתי. אם התוכנה עושה רק 70% מהעבודה ולא מתחשבת בכל השיקולים שאתה כמנהל מפעיל בשביל לשבץ הרי שעבודתך כמנהל סידור לא באמת נעשתה ולפעמים קשה יותר לתקן סידור שכזה מאשר לעשות חדש בעצמך.
  • תמיכה בריבוי מקומות, מחלקות, תפקידים, הסמכות ויכולות.
  • נגישות התוכנה – על התוכנה לאפשר לעובדים לתת בקשות ולצפות בסידור העבודה מכל מקום באמצעות האינטרנט. היום, במקום לחייב את המנהל לעבוד ממחשב עליו מותקנת התוכנה, תוכנות מובילות מאפשרות למנהל לנהל את סידור העבודה דרך ממשק אינטרנטי. על אלו להעניק ממשק נוח ומתקדם בדומה לתוכנה שולחנית. ישנן גם תוכנות התומכות בטלפונים סלולרים שונים, כך שתוכל להשאר מעודכן גם כאשר אתה מחוץ למשרד או מקום העבודה.
  • ניהול המידע וההגדרות של העובדים.
  • יכולות יצוא והדפסה של סידור העבודה ודוחות בפילוחים שונים.
  • גיבוי נתונים וגישה נוחה להיסטוריה.
  • הגנה באמצעות סיסמה
  • הגדרת היקף עבודה, יכולות והגבלות של כל עובד ועובד בנפרד.

 

כלים 
התוכנה אמורה גם להציע כלים ליצירת הסידור, כגון:

 

  • הגדרות וחוקים המבטאים בצורה מדוייקת את צרכי הארגון שלך.
  • יצירת תבנית סידור גמישה אותה ניתן לשנות בקלות לפי הצרכים של הארגון בכל זמן וזמן.
  • קביעת מדיניות נתינת בקשות.
  • שימוש בקידוד משמרות לפי צבע.
  • מערכת התראות בזמן אמת במקרים של קונפליקטים.
  • קלות שימוש / התקנה - תוכנת סידור משמרות טובה צריכה להיות פשוטה ללמידה ולשימוש.
  • הפצה נוחה ומהירה של סידור העבודה
  • סינכרון מנהלים שעובדים במקביל על אותו לוח

יכולות דיווח
תוכנות שיבוץ עובדים שימושיות מעניקות אופציות דיווח שונות, כגון:

  • הצגת / הדפסת לוחות יומית, שבועית וחודשית.
  • דוח משמרות משובצות / לא משובצות
  • הצגת בקשות העובדים
  • צפי שכר.
  • החלפת עובדים מקוונת.

תוכנות סידור עבודה צריכות להטען במהירות, להציע התקנה ותחילת עבודה מהירה, במקרה של תוכנה מקוונת, אין צורך בהתקנה אך עליה לספק נגישות, חוויה שולחנית ואבטחת מידע גבוהה (אף אחד לא אוהב שהעבודה שלו לא נשמרת והולכת לאיבוד).

 

לבסוף, כל תוכנה מגיעה עם ספק שירות מאחורייה. מומלץ לבדוק מה ספק השירות נותן:

  • תמיכה – האם התמיכה היא בדוא"ל או טלפונית? האם היא בשעות מסויימות או 24/7?
  • תקופת התנסות – האם מציעים לך תקופת התנסות ללא תשלום כדי שתוכל לראות אם הפיתרון מתאים לך? האם אתה נהנה מכל היכולות של התוכנה והתמיכה של ספק השירות במהלך תקופה זו? יש חברות אשר דורשות כסף עבור התקנה והדרכה ראשונית ויש אשר יתנו שירות זהה במסגרת החודש התנסות ללא תשלום.
  • התחייבות – האם נדרשת התחייבות מצדך?
  • פייצ'רים – כולם עובדים על כלים חדשים, תוספות וגרסאות משופרות. שווה לשאול האם התוכנה כוללת עידכונים אוטומטים או שמא בתוספת תשלום.

 

תוכנה לסידור עבודה צריכה לשפר את יעילות המנהל, לחסוך בזמן וכסף לארגון ולהעלות את שביעות הרצון של העובדים וההנהלה כאחד.

אז קדימה, הגיע הזמן לעשות סדר.


www.timetable.co.il
 
מאמרים נוספים :

» בא לעסק חשבונאות חכמה

עם התפתחות הטכנולוגיה אין ספק שהרבה יותר קל ו נוח להפיק חשבוניות מס באמצעות המחשב ולשלוח ללקוח. תוכנה להפקת חשבונית מס חוסכת לכם בזמן ריצה אחר הדפסת החשבונית, ומשלוח ללקוח באמצעות הדואר.הפקת חשבונית מחייבת כל עסק שנתן...

» תוכנה לניהול מסמכים

מטרות התוכנה לניהול מסמכיםתוכנה לניהול מסמכים מכסה מגוון רחב של משימות. משימות אלה מסייעות לעסקים לייעל את זרימת המידע בתוך הארגון, ובנוסף גם עם גורמי חוץ כמו לקוחות, ספקים וכו'. היתרון הגדול שיש לתוכנה לניהול מסמכים הוא...

» הנדסת אלקטרוניקה

הנדסת אלקטרוניקה היא האחד הענפים הגדולים והמהירים ביותר בצמיחה. תחום זה מכסה מגוון רחב של יישומים בם אנו משתמשים מדי יום, ואשר הופכים את החיים שלנו לקלים ומהנים יותר, כגון טלביזיה, רדיו, מחשבים, תקשורת וכו. הם עוזרים לנו...

» הנדסה כימית

מהנדס כימיה מיישם את העקרונות של הכימיה וזאת כדי לפתור בעיות הקשורות לייצור או שימוש בכימיקלים והביוכימיה. כמו כן עוסק מהנדס הכימיה בשיטות ובבדקות שונות של מוצרי תעשייה ומוצרי לוואי בטיפול, ומפקח על הייצור. מהנדס כימיה...

» תרגום לעברית בזירה העסקית (זמנהוף שירותי תרגום)

תרגום עסקי הוא תחום נרחב ביותר, הכולל תרגום של מסמכים כגון דו"חות עסקיים, מצגות, תוכניות עסקיות, פרופילי חברה, הצעות מחיר, תרגום אתרים ועוד. תרגום עסקי חייב להיות מדוייק, תוך שימוש בטרמינולוגיה הרלוונטית לתחום, ולכן כאשר...

» יתרונות של תוכנת תיווך

יתרונות של תוכנת תיווך למשרד כבר ידועים לכל. נחשבת למערכת ניהול חזקה מאוד ויציבה לניהול משרדי תיווך. תוכנת תיווך מעניקה פתרונות מתקדמים מאוד בניהול המידע שקיים במשרד תיווך ובמתן פתרונות שוטפים ללקוחות מתעניינים ולבעלי...

» תובנות מתחום החיסכון בניירת.. מתי נהפוך למשרד עם מסכי מגע?

בואו לא נחלום על עתיד ורוד ללא נייר , זה לא יקרה בקרוב, אבל מה שצריך לקרות הוא שאתם יכולים להשתדל שלא להציף בנייר את שולחן העבודה שלכם.ישנן דרכים רבות להפוך למשרד ללא נייר. ואני בטוח שאם תחשבו טוב תגיעו להרבה שיטות יעילות...

» סריקת מסמכים – ניהול המסמכים בקלות בארכיון דיגיטלי ממוחשב

אחסון של מסמכי נייר, קלסרים, תיקיות וקרטוני נייר עמוסים יכול ליצור בעיות בארכיון המסמכים בארגון. בגלל מצוקה או מחסור בשטחי אחסון במשרד, קלסרים ותיקיות יכולים בקלות למלא את המדפים המיועדים לכך בחדר או במשרד עד שלא ניתן...

» חלון לתוכנת התיווך

יחד עם התקדמות השנים  התרחב מאוד תחום הנדל"ן. התפתחות הנדל''ן עוררה לחיפוש אחר פתרונות שיוכלו להקל אודות התנהלותם של חברות התיווך. הפתרון קיים בתוכנה למתווכים. אלו  מביאות דרך הרבה יותר קלה למעקב אחר תנועת האנשים, הנכסים,...

» לימודי הנדסת תוכנה - מהנדסים את העתיד

הלימודים להנדסת תוכנה מטרתם להכשיר מהנדסים לעיסוק בפיתוח ותחזוקה של יישומי תוכנה וזאת ע"י כישורים וטכנולוגיות מתחומי ידע שונים ומגוונים כמו מדעי המחשב, ניהול, הנדסה, מחקר ועוד תחומי ידע ולימוד משולבים בלימודים...
STU2

רוצים להוסיף מאמר לאתר? הרשמו עכשיו והכניסו מאמר חדש

חיפוש מהיר בגוגל

מאמרים - כל הזכויות שמורות לפרסום אתרים באינטרנט מבית אקטיביטק בע"מ קידום אתרים